Jeżeli kasa pozwala wybrać wariant „Pełny” albo „Podsumowanie”, a nie masz pewności, który dokument jest wymagany, wybierz raport pełny. Zawiera wszystkie raporty dobowe z danego miesiąca i końcowe zestawienie. Podsumowanie jest krótsze, ale zależnie od modelu urządzenia może być raportem fiskalnym albo jedynie wydrukiem niefiskalnym.
Po zakończeniu miesiąca wielu użytkowników kas fiskalnych widzi na ekranie dwie opcje: „raport pełny” i „podsumowanie”. Oba wydruki mogą wyglądać podobnie, ale nie zawsze mają ten sam status i zakres danych. Przypadkowy wybór może sprawić, że do księgowości trafi dokument zbyt skrócony albo oznaczony jako niefiskalny.
Wyjaśniamy, czym różnią się oba warianty, jak rozpoznać prawidłowy raport miesięczny oraz co zrobić w przypadku kasy online, kilku urządzeń lub miesiąca bez sprzedaży.
Raport pełny czy podsumowanie – najważniejsza różnica
Raport miesięczny jest szczególną formą raportu okresowego. Obejmuje okres od pierwszego do ostatniego dnia wskazanego miesiąca i bazuje na zapisanych w pamięci kasy raportach dobowych.
| Cecha | Raport pełny | Podsumowanie |
|---|---|---|
| Zakres danych | Wszystkie raporty dobowe z miesiąca oraz końcowe zestawienie. | Przede wszystkim łączne wartości za cały miesiąc. |
| Długość wydruku | Może mieć wiele stron, szczególnie przy codziennej sprzedaży. | Zwykle jest krótki i zużywa mniej papieru. |
| Status dokumentu | Co do zasady raport fiskalny z pełnymi oznaczeniami. | Zależnie od urządzenia może być fiskalny albo niefiskalny. |
| Zastosowanie | Dokumentacja podatkowa, kontrola szczegółów i bezpieczny wybór dla księgowości. | Szybka kontrola obrotu. Dla księgowości tylko wtedy, gdy wydruk jest fiskalny. |
Przykładowo instrukcja drukarki Posnet Thermal HD Online wskazuje, że raport pełny zawiera wszystkie raporty dobowe, a podsumowanie obejmuje wyłącznie wartości zbiorcze. W tym urządzeniu oba warianty są określane jako raporty fiskalne. W części urządzeń Novitus i starszych kas podsumowanie może być jednak dokumentem niefiskalnym. Nie należy więc przenosić zasad z jednego modelu na wszystkie pozostałe.
Który raport miesięczny przekazać księgowej?
Przekaż księgowej miesięczny raport fiskalny. Jeżeli kasa daje wybór i nie masz potwierdzenia, że podsumowanie jest raportem fiskalnym, wydrukuj wariant pełny.
Przed przekazaniem dokumentu sprawdź jego nagłówek i zakończenie. Prawidłowy raport powinien jednoznacznie wskazywać miesiąc, którego dotyczy, oraz zawierać oznaczenia fiskalne właściwe dla danego urządzenia.
- Szukaj określenia „RAPORT FISKALNY MIESIĘCZNY” albo równoważnej nazwy przewidzianej w instrukcji urządzenia.
- Sprawdź obecność logo fiskalnego i numeru unikatowego kasy.
- Upewnij się, że na wydruku nie występuje oznaczenie „NIEFISKALNY”.
- Porównaj miesiąc i rok na raporcie z okresem przekazywanym do księgowości.
- Sprawdź, czy kwoty sprzedaży i podatku według stawek VAT są czytelne.
Jeżeli wydruk jest opisany jako „podsumowanie”, ale posiada oznaczenia fiskalne i instrukcja producenta kwalifikuje go jako raport fiskalny miesięczny, może być wykorzystywany jako dokument zbiorczy. Sposób przekazywania dokumentów warto jednak uzgodnić z biurem rachunkowym, szczególnie gdy firma korzysta z kilku kas albo wystawia faktury do paragonów.
Co mówią przepisy o raporcie miesięcznym?
Przepisy wymagają wystawienia raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc – najpóźniej do 25. dnia następnego miesiąca. W przypadku kas online podatnik może zamiast raportu okresowego wystawić łączny raport fiskalny okresowy.
Raportów miesięcznych z kas online nie należy mylić z raportami dobowymi. Raport dobowy jest w nich wystawiany elektronicznie, natomiast raport okresowy, w tym miesięczny, jest przewidziany w postaci papierowej. Automatyczne przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas nie zwalnia przedsiębiorcy z wykonania raportu miesięcznego.
Do kiedy wydrukować raport miesięczny?
Raport wystawia się po zakończeniu miesiąca, którego dotyczy, nie później niż do 25. dnia miesiąca następnego. Raportu za sierpień nie wykonuje się więc 31 sierpnia podczas trwającej sprzedaży, lecz dopiero po zakończeniu miesiąca – najwcześniej 1 września.
Najbezpieczniejszą praktyką jest wykonanie raportu w pierwszych dniach nowego miesiąca, sprawdzenie kwot i niezwłoczne przekazanie dokumentu księgowej.
Jak wybrać właściwy raport na kasie?
Nazwy i układ menu różnią się zależnie od producenta oraz modelu. Najczęściej należy zalogować się jako kierownik lub operator z uprawnieniami do raportów, a następnie przejść do sekcji raportów fiskalnych.
- Zakończ sprzedaż za ostatni dzień miesiąca i upewnij się, że wymagane raporty dobowe zostały wykonane.
- Wejdź do menu: Raporty → Raporty fiskalne → Raport miesięczny. Nazwy pozycji mogą się nieznacznie różnić.
- Wprowadź miesiąc i rok, którego ma dotyczyć wydruk. Kasa często podpowiada poprzedni miesiąc.
- Jeżeli pojawi się wybór „Pełny” albo „Podsumowanie”, bez potwierdzenia statusu podsumowania wybierz raport pełny.
- Po wydruku sprawdź oznaczenia fiskalne, zakres dat i kwoty. Dopiero wtedy przekaż raport do księgowości.
Pełny i podsumowanie w kasach Posnet, Novitus i Elzab
Posnet
W instrukcjach wybranych urządzeń Posnet Online raport miesięczny może być wydrukowany jako pełny albo jako podsumowanie. Raport pełny zawiera wszystkie raporty dobowe z miesiąca, a podsumowanie tylko zbiorcze wartości. Przykładowo instrukcja Posnet Thermal HD Online określa oba warianty jako raporty fiskalne.
Novitus
W zależności od modelu i generacji urządzenia menu może rozróżniać raport pełny fiskalny oraz podsumowanie niefiskalne. W takim przypadku dokumentem właściwym do realizacji obowiązku i przekazania księgowej jest raport pełny fiskalny. Zawsze sprawdź oznaczenia na wydruku.
Elzab
W nowszych drukarkach Elzab można spotkać raport okresowy szczegółowy oraz łączny. Raport szczegółowy przedstawia dane z raportów dobowych, natomiast łączny pokazuje podsumowanie. Urządzenie może też posiadać oddzielną funkcję „Raport fiskalny miesięczny”, która automatycznie obejmuje zakończony miesiąc.
Czy podsumowanie wystarczy do JPK?
Do ewidencji sprzedaży VAT i pliku JPK wprowadza się dane wynikające z miesięcznego raportu fiskalnego. Ministerstwo Finansów wskazuje, że dla jednego okresu w aplikacji e-mikrofirma dodaje się jeden raport fiskalny, a kwoty z raportu miesięcznego pomniejsza się o wartości faktur wystawionych do paragonów, które zostały już odrębnie zaksięgowane.
Dla księgowości najważniejsze są prawidłowe wartości zbiorcze według stawek VAT oraz pewność, że pochodzą z dokumentu fiskalnego. Krótsze podsumowanie może wystarczyć do wprowadzenia danych tylko wtedy, gdy w danym urządzeniu rzeczywiście jest raportem fiskalnym i księgowa akceptuje taki dokument.
Co zrobić, gdy firma używa kilku kas fiskalnych?
Raport miesięczny wykonuje się na każdej kasie, na której była ewidencjonowana sprzedaż. Ministerstwo Finansów dopuszcza wprowadzenie do ewidencji raportów każdej kasy osobno albo zsumowanie ich w jedną pozycję dla odpowiednich stawek VAT. Niezależnie od sposobu księgowania należy zachować raport źródłowy z każdego urządzenia.
Raport miesięczny zerowy – czy trzeba go drukować?
Jeżeli przez cały miesiąc nie zarejestrowano żadnej sprzedaży i nie wykonano żadnego raportu dobowego, część kas nie wydrukuje fiskalnego raportu miesięcznego, ponieważ w pamięci nie ma danych do zestawienia. Urządzenie może zamiast tego wydrukować informację o braku raportów w wybranym okresie.
Instrukcja drukarki Elzab Cube Online wskazuje, że przy braku raportów dobowych fiskalny raport miesięczny nie zostanie wydrukowany. Jeżeli kasa generuje komunikat o braku danych, warto zachować wydruk pomocniczo i poinformować księgową, że w danym miesiącu nie było sprzedaży fiskalnej.
Najczęstsze błędy przy drukowaniu raportu miesięcznego
1. Wydruk podsumowania niefiskalnego
Krótki wydruk wygląda wygodnie, ale oznaczenie „NIEFISKALNY” powoduje, że nie zastępuje raportu fiskalnego miesięcznego.
2. Wybór bieżącego miesiąca
Raport miesięczny powinien obejmować zakończony miesiąc kalendarzowy. Raport za niezamknięty okres może być wyłącznie raportem okresowym lub informacyjnym.
3. Pomylenie raportu miesięcznego z dobowym
Raport dobowy zamyka sprzedaż za konkretny dzień. Raport miesięczny zestawia dane z raportów dobowych za cały miesiąc. Jeden dokument nie zastępuje drugiego.
4. Brak kontroli miesiąca i roku
Kasa może podpowiedzieć poprzedni okres, ale datę zawsze trzeba sprawdzić. Błędy najczęściej zdarzają się na przełomie roku albo podczas drukowania zaległych raportów.
5. Podwójne zaksięgowanie faktur do paragonów
Jeżeli faktura do paragonu została ujęta osobno, księgowość musi odpowiednio pomniejszyć wartości z raportu miesięcznego, aby ta sama sprzedaż nie została wykazana dwukrotnie.
Jak przechowywać raport miesięczny?
Raporty fiskalne i ich kopie należy przechowywać przez okres wymagany przepisami podatkowymi oraz zapewnić do nich dostęp. Papier termiczny jest wrażliwy na wysoką temperaturę, światło, wilgoć, tłuszcze, alkohol i niektóre tworzywa sztuczne. Dokument warto przechowywać płasko, w suchym i zaciemnionym miejscu, z dala od grzejników oraz folii PVC.
Dla bezpieczeństwa można wykonać czytelny skan, ale sposób archiwizacji elektronicznej należy uzgodnić z księgowością. Skan nie powinien być powodem zniszczenia oryginalnego wydruku, jeżeli firma ma obowiązek go przechowywać.
Jaki papier stosować do raportów miesięcznych?
Raport pełny może być znacznie dłuższy od zwykłego paragonu, dlatego przed jego uruchomieniem sprawdź zapas papieru. Używaj rolki o szerokości, średnicy i długości nawoju zgodnej z instrukcją kasy. Papier powinien zapewniać ciemny, równy wydruk i nie pylić, ponieważ czytelność raportu ma znaczenie również po kilku latach przechowywania.
Jeżeli nie znasz rozmiaru rolki, skorzystaj z wyszukiwarki papieru według modelu kasy. Popularne urządzenia wykorzystują między innymi rolki 57×18 do ELZAB K10 oraz rolki 57×30 do wielu kas Posnet i Novitus.
Najczęściej zadawane pytania
Czy raport miesięczny powinien być pełny?
Jeżeli podsumowanie jest oznaczone jako niefiskalne albo nie masz pewności co do jego statusu, wybierz raport pełny. W nowszych urządzeniach oba warianty mogą być fiskalne, dlatego sprawdź instrukcję i oznaczenia na wydruku.
Czy podsumowanie raportu miesięcznego wystarczy księgowej?
Może wystarczyć, gdy jest fiskalnym raportem miesięcznym i zawiera wartości potrzebne do rozliczenia. Jeżeli widnieje na nim oznaczenie „NIEFISKALNY”, nie powinno zastępować właściwego raportu fiskalnego.
Czy raport pełny zeruje dane w kasie?
Nie. Raport miesięczny odczytuje dane zapisane w pamięci i może być ponownie wydrukowany. Nie należy go mylić z raportem rozliczeniowym wykonywanym przy zakończeniu pracy kasy.
Czy raport miesięczny można wydrukować drugi raz?
Tak. Ponowny wydruk nie powoduje ponownego zaksięgowania sprzedaży, ale trzeba uważać, aby kopia nie została przekazana jako drugi dokument do ujęcia.
Czy kasa online sama wysyła raport miesięczny do urzędu?
Kasa online przekazuje dane do Centralnego Repozytorium Kas, ale przedsiębiorca nadal ma obowiązek wystawić raport okresowy miesięczny. Dla kas online przepisy przewidują raport miesięczny w postaci papierowej.
Czy trzeba drukować raport miesięczny, gdy nie było sprzedaży?
Jeżeli w całym miesiącu nie było sprzedaży i nie powstały raporty dobowe, urządzenie może nie mieć danych do utworzenia fiskalnego raportu miesięcznego. Warto zachować komunikat lub wydruk pomocniczy i poinformować księgową o braku sprzedaży.
Do kiedy trzeba zrobić raport miesięczny?
Po zakończeniu danego miesiąca, najpóźniej do 25. dnia miesiąca następnego. Praktycznie najlepiej wykonać go w pierwszych dniach nowego miesiąca.
Podsumowanie
Raport pełny zawiera wszystkie raporty dobowe i końcowe zestawienie, natomiast podsumowanie ogranicza się do wartości zbiorczych. W zależności od modelu kasy podsumowanie może być raportem fiskalnym albo wydrukiem niefiskalnym. Najważniejsze jest sprawdzenie oznaczeń dokumentu i instrukcji konkretnego urządzenia.
Jeżeli nie masz pewności, wybierz raport pełny i przekaż go księgowej. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której do dokumentacji trafi wyłącznie pomocnicze podsumowanie bez statusu fiskalnego.
Potrzebujesz papieru do raportów fiskalnych?
Wybierz rolki dokładnie dopasowane do modelu kasy. Prawidłowy rozmiar, bezpyłowa powierzchnia i trwały, kontrastowy wydruk ograniczają ryzyko zacięcia papieru oraz utraty czytelności dokumentów.
Źródła
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących
- Biznes.gov.pl: kasa fiskalna w firmie
- Ministerstwo Finansów: raport miesięczny w e-mikrofirma i JPK_VAT
- Posnet Thermal HD Online – instrukcja użytkownika
- Elzab Cube Online – instrukcja obsługi
Nota: materiał ma charakter informacyjny. Sposób księgowania dokumentów należy dostosować do sytuacji podatnika i uzgodnić z osobą prowadzącą księgowość. Nazwy funkcji mogą różnić się zależnie od modelu i wersji oprogramowania kasy.
